Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo Vórtice Digital recolecta, usa, guarda y protege los datos personales de quienes visitan este sitio web o se comunican con nosotros, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

Este mismo contacto es el canal para atender consultas, reclamos y solicitudes sobre tus datos personales.

2. Qué datos recolectamos y por qué medio

Formulario de contacto

Nombre, correo electrónico, teléfono o WhatsApp (opcional), el servicio de tu interés y el mensaje que escribas. También guardamos la fecha y hora en que diste tu autorización, como prueba de ella.

Chat con Vorti (asistente de inteligencia artificial)

El texto que escribas en el chat se envía, junto con la conversación de esa sesión, a la API de Google Gemini para generar las respuestas. No guardamos el contenido de las conversaciones en nuestros servidores. Vorti no te pedirá datos personales; te pedimos no escribir en el chat datos personales, datos sensibles ni información confidencial. Si quieres que te contactemos, usa el formulario de contacto.

WhatsApp y correo electrónico

Si nos escribes por WhatsApp o por correo, tratamos los datos que nos compartas (por ejemplo, tu nombre, número, dirección de correo y el contenido de tus mensajes) para responderte.

Navegación en el sitio

• Analítica: solo si la aceptas en el aviso de cookies, usamos Google Analytics para obtener estadísticas de uso del sitio (páginas visitadas, tipo de dispositivo, ubicación aproximada). Tenemos desactivadas las funciones publicitarias y de Google Signals. Más detalle en la Política de Cookies.
• Registros técnicos del servidor: como cualquier servidor web, el nuestro registra datos técnicos de las solicitudes (dirección IP, fecha y hora, página solicitada, navegador). Los usamos solo para seguridad, prevención de abusos y diagnóstico de errores.

3. Finalidades del tratamiento

• Responder tus preguntas y solicitudes de información.
• Agendar la consultoría técnica gratuita que solicites.
• Preparar y enviarte propuestas técnicas y cotizaciones que nos pidas.
• Si te conviertes en cliente: ejecutar el contrato, facturar, dar soporte y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mantener la seguridad del sitio y prevenir abusos (por ejemplo, envío masivo de mensajes).
• Si lo aceptas, medir el uso del sitio para mejorarlo.

No vendemos ni alquilamos tus datos, no los usamos para publicidad de terceros y no te enviaremos boletines ni publicidad sin una autorización separada.

4. Datos que no recolectamos

No solicitamos datos sensibles (como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual o datos biométricos). Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad y no recolectamos a sabiendas datos de niños, niñas o adolescentes.

5. Autorización

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada. En el formulario la das al marcar la casilla de autorización; al escribirnos por WhatsApp o correo, al enviarnos tus datos para que te respondamos. Puedes revocarla en cualquier momento escribiendo al correo indicado, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

6. Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta y transferencias internacionales

Para operar el sitio usamos proveedores tecnológicos que pueden tratar datos personales por nuestra cuenta, en algunos casos fuera de Colombia. Al autorizar el tratamiento, autorizas también esta transmisión internacional. Cada proveedor aplica sus propias medidas de seguridad y condiciones.

Sobre el chat: según las condiciones de Google y el plan de servicio utilizado, Google puede usar el contenido enviado a la API de Gemini para mejorar sus productos, e incluso puede revisarlo personal humano. Por eso insistimos en que no compartas datos personales ni confidenciales en el chat.

7. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que sean objeto de tratamiento.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a vorticedigital02@gmail.com indicando tu nombre, el medio por el que quieres recibir respuesta, y tu solicitud (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocación). Podemos pedirte información adicional razonable para verificar tu identidad.

• Consultas: las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos: conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio, acceso restringido a las cuentas y servidores donde se reciben los datos, y proveedores con medidas de seguridad propias. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los afectados cuando la ley lo exija.

10. Conservación de los datos

• Solicitudes de contacto que no se conviertan en un proyecto: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto, salvo que antes pidas su supresión.
• Datos de clientes: durante la relación contractual y el tiempo adicional que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.
• Datos de analítica: el tiempo configurado en Google Analytics, sin superar catorce (14) meses.
• Registros técnicos del servidor: por un periodo corto, solo con fines de seguridad.

Las bases de datos estarán vigentes mientras Vórtice Digital desarrolle su actividad.

11. Cambios a esta política

Si hacemos cambios sustanciales a esta política, los publicaremos en esta página con su nueva fecha de vigencia y, cuando cambien las finalidades del tratamiento, pediremos una nueva autorización.